内製化・依頼先の選び方
クリニックの広告運用代行｜内製に戻す業務の決め方
代行会社からの請求書を見て「この作業は院内でもできるのでは」と感じても、どこから手を付ければよいか迷う場面は少なくないはずです。そんなときは、手数料の高さから考え始めるより、業務を一つずつ見て「院にしかない情報が必要かどうか」で分けるほうが判断しやすくなります。
院内に戻しやすいのは、予約表（予約台帳）や受付の記録がないと進まない、決まった手順の作業です。反対に、入札の調整のように広告媒体の仕様変更についていく必要がある作業は、外注を続ける候補になります。
この記事では、業務ごとの分け方の例、作業時間と担当を書き出す例、移行の3段階を順に紹介します。表や手順は当社編集部からの提案で、削減額や成果を約束するものではありません。
この記事の内容
戻す業務は「院の情報」と「止まったとき誰が直すか」で分けます
1つ目の軸は、その作業に院内の情報が必要かどうかです。来院したかどうか、受付でどう対応したか、診療メニューの正しい説明は、院の側にしかありません。
2つ目の軸は、作業が止まったときに誰が困り、誰が直すのかです。たとえば月次の集計を院内に戻すと、作業時間だけでなく、数字が合わないときに確認して直す役目も院に移ります。ここを見落とすと、手が空いたはずが確認に追われることになりかねません。
手数料は、業務範囲を縮めた結果として相談できるかもしれない項目です。どの程度下がるかは契約内容と代行会社の料金体系によるため、この記事では金額の目安を示しません。
図で整理：実行する3つのステップ
- 記録をそろえる
予約表の項目と電話での流入経路の聞き方を統一し、今の作業時間と担当を1カ月記録する。代行会社の作業はまだ変えない
- 1業務だけ院内で試す
月次集計など影響の小さい作業から始め、代行会社のレポートと院内の集計を並べて差を確認する。入札設定の変更時期とは重ねない
- 役割と契約範囲を見直す
院内で回ると確認できたら分け方の表を更新し、業務範囲の縮小と料金の見直しを相談。定例会の議題も予約・来院との突き合わせへ移す
業務ごとに「続ける・分ける・戻す」を見てみましょう
次の表は分け方の一例です。自院の契約書と実際の作業を見比べながら、書き換えて使うことをおすすめします。
| 業務 | 分け方の例 | 理由 | 院内の責任者 |
|---|---|---|---|
| 入札・予算・キーワードの調整 | 外注継続 | 媒体の仕様変化についていく必要がある | 増額・停止の承認者 |
| 広告文・LPの素案 | 院と分担 | 診療内容の正確さは院が持つ | 診療内容の確認者 |
| 広告表現の確認 | 外注の一次確認＋院内の最終承認 | 掲載の判断は院として記録を残す | 最終承認者 |
| 月次集計・来院との突き合わせ | 院内に戻す候補 | 予約表が必要な定型作業 | 集計担当 |
| 問い合わせ一次対応・予約確定 | 院内（もともと院の業務） | 対応の速さが受付の質に直結する | 受付リーダー |
| 増額・停止の判断 | 院内 | 予算と受け入れられる予約枠を知るのは院 | 院長・事務長 |
広告表現の確認は、どの資料のどの箇所を見て判断するかを別に決めておく必要があります。医療広告の扱いは、厚生労働省のガイドライン等の一次資料で確認が必要です。
戻す前に、今の作業時間と「止まったときの影響」を書き出します
いきなり切り替える前に、今の作業を1カ月ほど記録しておくと、戻した後の負担が想像しやすくなります。以下は書き方を示す仮の例で、実際に測った値ではありません。
| 作業 | 現在の担当 | 月の作業時間 | 戻した後の担当 | 確認者 | 止まったときの影響 |
|---|---|---|---|---|---|
| 前月の広告数値と予約表の突き合わせ | 代行会社 | 実測で記入（例：未計測） | 事務スタッフ | 事務長 | 定例会の判断材料がなくなる |
| 流入経路の聞き取り | 受付（ルール未定） | 実測で記入 | 受付 | 受付リーダー | 経路別の比較ができない |
「止まったときの影響」まで書くと、休暇や退職のときに代わりの人を決めておく必要があるかが見えてきます。代わりの人を置けない作業は、急いで戻さないほうが安全です。
移行は3段階で、1業務ずつ進めます
1. 記録をそろえる
予約表の項目（日付、流入経路、予約日、来院の有無、初診・再来）と、電話受付で流入経路を尋ねるときの決まった言い方を決めます。あわせて、今の作業時間と担当を1カ月記録します。この段階では、代行会社の作業は変えません。
2. 1業務だけ院内で試す
月次集計など、影響の小さい作業から始めます。代行会社のレポートと院内の集計を並べ、数字にどれだけ差があるかを見てみましょう。
来院データを広告管理画面に取り込む場合、Googleのコンバージョン測定のヘルプでは、オフラインコンバージョン（院内などで起きた成果を後から広告側に登録する仕組み）のインポートについて、ソースを「手動アップロード」または「その他」にすること、GCLID（広告クリックごとに付く識別番号）が90日以内であること、処理に24〜48時間かかることが案内されています。患者を特定できる情報を広告側に送らない設計にし、匿名の集計で足りるかをまず検討しましょう。
同じヘルプでは、スマート自動入札に標準で7〜14日の学習期間があり、その間は予算や目標を手動で頻繁に変えないよう案内されています。移行中は、入札設定を変える時期と重ねないことをおすすめします。
3. 役割と契約範囲を見直す
試行で院内の作業が回ると確認できたら、分け方の表を更新し、代行会社に業務範囲の縮小と料金の見直しを相談します。定例会の議題も、クリック数中心から、予約・来院の数字と突き合わせた結果へ移していきます。
今日できることと、次に読むと役立つ記事
まずは、代行会社に任せている作業を思いつく順に書き出し、それぞれ「院の予約表がないと進まないか」に印を付けるところから始めてみてください。それだけでも、戻す候補がかなり絞れます。
アカウントの管理権限や引継ぎ資料の受け取り方が気になる場合は、広告運用を内製化する前に｜担当・権限・引継ぎを揃えるで、担当・権限・引継ぎで受け取るものの記入例を紹介しています。院内で集計を始めた後、広告上のコンバージョンと予約表の数が合わないときは、クリニックの広告運用｜予約CPAと来院CPAを照合するで、同じ期間で比べる表とずれの原因の残し方を確認できます。
当社では、サービス一覧に掲載しているとおり、クリニック向け広告運用代行と、計測・運用ルールの標準化やOJTを行う広告内製化支援を提供しています。どこまで院内に戻すか整理しきれない段階でも、エッセンスクライアントにご相談いただけます。
参照資料・本文の確認日：2026年10月11日